Nuevos retos para las empresas: La obligatoriedad de la factura electrónica
En unos años la facturación electrónica se impondrá para todo tipo de empresas. Así se especifica en la Ley Crea & Crece, diseñada para combatir la morosidad y mejorar los plazos de pago entre empresas y profesionales.
Aún queda tiempo. Sí. Todavía no se ha aprobado el reglamento sobre facturación electrónica. Sí. Pero el tiempo vuela. También. Las empresas, de todo tipo, grandes y pequeñas, tendrán que adaptarse y comenzar a emitir sus facturas de forma electrónica. Algunas ya han hecho sus deberes y llevan años facturando electrónicamente, sobre todo aquellas que trabajan con la Administración, pues desde 2017 es obligatorio. Otras aún tienen margen para implementar las herramientas que faciliten su transformación. Pero hacerlo, deberán hacerlo todas, y cuanto antes mejor, porque siempre se implementan mejor los cambios cuando hay margen para testear y probar, que hacerlo deprisa y corriendo y arriesgarse a cometer errores que pueden llevar aparejadas sanciones económicas.
Requisitos
La ley Crea & Crece entró en vigor el 19 de octubre de 2022. Sin embargo, aún no se ha aprobado el Real Decreto relativo a la medida de la factura electrónica. En un primer momento, su aprobación estaba prevista para septiembre de 2024, pero aún no hay garantías de que se produzca en fecha. Lo que sí se sabe es que, una vez aprobado el reglamento, las empresas y profesionales con una facturación anual igual o superior a 8 millones de euros deberán aplicarlo al año de su entrada en vigor; y para el resto, el margen será de dos años.
También parece seguro que a partir de 2025 los programas de facturación de empresas y autónomos tendrán que cumplir con algunas especificaciones técnicas. Según la disposición final primera del Real Decreto 1007/2023, a partir del próximo ejercicio se deberá integrar un código QR y uno alfanumérico con el contenido parcial de la factura; incorporar la frase ‘Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT’ o ‘VERIFACTU’; y contar con programas que permitan el acceso digital a la factura para que se pueda descargar, copiar e imprimir de forma gratuita durante, al menos, 4 años.
Las facturas electrónicas deben estar emitidas por el programa de facturación de la AEAT o a través de un software certificado, como SAGE. En Grupo Solitium, por ejemplo, se trabaja con este software empresarial que, además de otras ventajas, minimiza errores en tu facturación automatizando los procesos de contabilidad.
Cambiar de ERP no siempre es sencillo. Suele ser un proceso arduo que implica a todas las áreas de la compañía. Y, aunque algunas empresas cuenten con asesoramiento experto y acompañamiento, a veces puede hacerse un poco cuesta arriba. De ahí, que siempre haya un camino intermedio para adaptarse a las nuevas normativas de facturación. Hay herramientas, como Docuware, que automatizan los procesos de facturación, optimizan la organización de documentos y garantizan el cumplimiento de las regulaciones legales, como la nueva ley Crea & Crece. Esta solución, además, tiene integrado el portal de facturación electrónica Iridex, que “supone garantizar el cumplimiento de la norma y la automatización punta a punta del proceso de validación de facturas de proveedores y su contabilización en el ERP”, explica Vicente Ruíz, CEO y fundador de GDX Group.
Webinars y Eventos
Ruíz, en las sesiones divulgativas que la división de Gestión Documental de Grupo Solitium ha organizado para que empresas de todo tipo estén informadas de las soluciones que tienen a su alcance de cara a la puesta en marcha de la factura electrónica, siempre apunta a la idoneidad de estar preparado con cierto margen de tiempo y comenta que su empresa ya está trabajando con compañías de tamaño mediano en su adaptación digital.
Oriol Farrès, DLN de Gestión Documental de Grupo Solitium, también trabaja ya en proyectos con pymes que quieren adelantarse a la obligatoriedad y abordar el paso a la factura electrónica de la mano de un partner que le acompañe y le oriente en cada paso.
De momento, la factura electrónica es una propuesta. Pero sólo de momento.