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Nuevos retos para las empresas: La obligatoriedad de la factura electrónica

En máximo 2 años la facturación electrónica se impondrá para todo tipo de empresas. Así se especifica en la Ley Crea & Crece, diseñada para combatir la morosidad y mejorar los plazos de pago entre empresas y profesionales; y obligar a la transparencia en todas las facturas (emitidas y recibidas).  

Aún queda tiempo. Sí. Todavía no se ha aprobado el reglamento sobre facturación electrónica. Sí. Pero el tiempo vuela. También. Las empresas, de todo tipo, grandes y pequeñas, tendrán que adaptarse y comenzar a emitir y/o recibir sus facturas de forma electrónica. Algunas ya han hecho sus deberes y llevan años facturando electrónicamente, sobre todo aquellas que trabajan con la Administración, pues desde 2017 es obligatorio. Otras aún tienen margen para implementar las herramientas que faciliten su transformación. Pero hacerlo, deberán hacerlo todas, y cuanto antes mejor, porque siempre se implementan mejor los cambios cuando hay margen para testear y probar, que hacerlo deprisa y corriendo y arriesgarse a cometer errores que pueden llevar aparejadas sanciones económicas.  

Factura electrónica

La ley Crea & Crece entró en vigor el 19 de octubre de 2022. Sin embargo, aún no se ha aprobado el reglamento relativo a la medida de la factura electrónica. Su aprobación está prevista para septiembre de 2024 y, una vez aprobado el reglamento, las empresas y profesionales con una facturación anual igual o superior a 8 millones de euros deberán aplicarlo al año de su entrada en vigor; y para el resto, el margen será de dos años. El margen de adaptación, aunque ahora parece amplio, no lo es tanto, y las organizaciones deberán aplicar las herramientas necesarias para cumplir la norma. Hay sistemas como Docuware que automatizan la gestión documental del gasto, optimizan la organización de documentos y garantizan el cumplimiento de las regulaciones legales, como la nueva ley Crea & Crece. Esta solución, además, tiene integrado el portal de facturación electrónica Iridex, que “supone garantizar el cumplimiento de la norma y la automatización punta a punta del proceso de validación de facturas de proveedores y su contabilización en el ERP”, explica Vicente Ruíz, CEO y fundador de GDX Group.

Ley Antifraude

Precisamente, a partir de julio de 2025 todas las empresas que no trabajen con el ticket BAI o con SII, deberán contar con un ERP homologado para cumplir con la Ley Antifraude y la obligatoriedad de transparencia ante Hacienda. SAGE es un software empresarial que, además de permitir llevar al día la contabilidad, la facturación y generar informes y modelos ante los distintos organismos, amén de controlar todos los procesos internos en cualquier organización, está certificado para cumplir con la norma diseñada desde Hacienda y facilitar, de paso, la adaptación a la facturación electrónica. No en vano, este ERP es un agente de referencia para Hacienda, y trabaja con la administración en labores de asesoramiento desde hace años. Una razón más, y de peso, para elegir este software con el objetivo de adaptarse a esta y futuras normas.  

Debemos recordar, que también a partir de 2025 los programas de facturación de empresas y autónomos tendrán que cumplir con algunas especificaciones técnicas. Según la disposición final primera del Real Decreto 1007/2023, a partir del próximo ejercicio se deberá integrar un código QR y uno alfanumérico con el contenido parcial de la factura; incorporar la frase ‘Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT’ o ‘VERIFACTU’; y contar con programas que permitan el acceso digital a la factura para que se pueda descargar, copiar e imprimir de forma gratuita durante, al menos, 4 años. No en vano, aquellas compañías que decidan no usar VERIFACTU deberán saber que serán más susceptibles de ser inspeccionadas por Hacienda, según cuentan inspectores de Hacienda en distintos eventos celebrados para explicar la necesidad de contar con herramientas homologadas ante la nueva Ley.

Software certificado

Esta revolución digital vestida de cambio legislativo se traduce en una transformación obligada para todas las compañías que, con el asesoramiento adecuado y el acompañamiento de un partner de confianza que cuente con el know how necesario puede ser más llevadero y cómodo. Grupo Solitium, por ejemplo, trabaja con SAGE que, además de las otras ventajas comentadas, minimiza errores en la facturación automatizando los procesos de calidad, y cuenta en su plantilla con asesores especializados en este ERP para que el cambio sea lo más eficaz posible.