La gestión documental, el primer paso para la verdadera transformación digital de las empresas
Soluciones como ScannerVision, iCab, DocRouter o Docuware sirven para digitalizar la labor administrativa de las empresas de forma cómoda y ágil
¿Por dónde empezar a transformar digitalmente la empresa? Esa puede ser una de las preguntas que ronden las cabezas de muchos CEO cuando se enfrentan a la profunda metamorfosis que impone el cambio de paradigma fraguado al calor de las nuevas tecnologías al que estamos asistiendo.
Muchas organizaciones, sobre todo las que se dirigen al consumidor final, han desarrollado su Marketplace creyendo que con ese gesto es suficiente para digitalizar su negocio. Nada más lejos de la realidad. Para adaptarse al nuevo escenario es necesario jugar con las reglas que ahora impone la transformación digital, y la digitalización de la gestión documental es fundamental en ese aspecto.
La digitalización de documentos implica pasar del medio físico al formato digital. Y no son pocas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Contar con los albaranes, las facturas, las nóminas, las notas de gastos, y un largo etcétera, en una sola plataforma no sólo mejora la eficacia en la gestión de las empresas sino también ahorra costes y aumenta la productividad.
Paso a paso
Pero todo cambio es lento. Y no todas las empresas tienen las mismas necesidades de gestión documental. De ahí que Miguel Ángel Gracia, ingeniero de Soluciones de Gestión Documental de Grupo Solitium, aconseje “escuchar al cliente. Esa debería ser nuestra línea de salida. Sólo escuchando al cliente podemos identificar qué problemas tiene con los documentos, sean internos o externos, personalizar su proceso e implementar el producto de la manera más rápida posible”.
Una vez conocidos sus requerimientos de gestión documental, Grupo Solitium visita al cliente para saber cuál de sus soluciones es la que mejor encaja con sus necesidades. “Cada una de nuestras herramientas sirve para un determinado tipo de cliente y para un determinado tipo de gestión”, asegura Gracia. Por eso, Grupo Solitium dispone de varias soluciones para tal fin.
Soluciones
En el proceso de digitalización de documentos, el primer paso natural es el escaneo. Grupo Solitium lo sabe y por eso ofrece una solución de captura y archivo electrónico bautizada como ScannerVision. Esta solución brinda una alternativa inteligente al escaneo tradicional, pues en un solo clic permite escanear, digitalizar, dar formato, guardar, etiquetar, enrutar y optimizar todos los documentos. En resumen, ScannerVision automatiza la digitalización de los documentos en papel.
El siguiente paso es la gestión documental, capítulo en el que Grupo Solitium ofrece una variedad de soluciones. Una de ellas es iCab, la primera suite documental del mercado, perfecta para optimizar los procesos documentales de cualquier empresa, entidad u organización, reduciendo drásticamente los costes asociados.
iCab ofrece todas las herramientas relacionadas con la gestión del documento: desde la organización de documentos, las búsquedas rápidas, el workflow hasta la digitalización certificada, de manera totalmente integrada.
DocRouter es un software que permite archivar los documentos de la empresa por las multifuncionales de manera sencilla y sin necesidad de conocimientos informáticos, para después buscarlos fácilmente. Esta solución incluye auditoría, instalación, configuración del software y un seguimiento de resultados del primer año.
Una de las soluciones más completas que ofrece Grupo Solitium es DocuWare, un potente software de gestión documental con tecnología avanzada para la gestión de contenido empresarial profesional. Esta herramienta archiva automáticamente los documentos según los criterios que fije el usuario, independientemente de su fuente o de su formato. De esta manera y con este software, se puede archivar, compartir y gestionar documentos, como registros, mensajes de correo, CAD, etcétera, de forma fácil y segura.
DocuWare es compatible con las normas y los procedimientos de los sistemas de empresas y oficinas. Además, es seguro y cuenta con funciones de flujo de trabajo, de acceso web y de integración universal mejoradas más todas las herramientas que se necesitan para una gestión eficaz del contenido empresarial.
La eficiencia, la rapidez para archivar y encontrar documentos y el ahorro de costes son sólo tres de las ventajas que pueden aprovechar las empresas que acometan esta parte de su transformación digital. Y es que la gestión documental digitalizada ofrece una ventaja competitiva a aquellas compañías que la asumen.
